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Benchmarking IE

Benchmarking des pratiques de l’IE : Description de l’entreprise R

By 23 décembre 2007janvier 5th, 2022No Comments
Extrait de la thèse professionnelle de Jérôme Bondu, portant sur un « benchmarking des pratiques d’intelligence économique » (voir les autres descriptions d'entreprises). 
Vous trouverez ci-dessous le compte rendu d'entretien de l'entreprise R
 
 
Présentation des besoins de veille
 
Présentation générale de l’entreprise.
Organisme public.
Taille, secteur d’activité, type de produits.
Nombre d'employés : plus de 20 000.
Culture de l’entreprise.
 
Environnement concurrentiel.
 
Présentation de l’interlocuteur
Mon interlocuteur est responsable d'une cellule en charge de l’intelligence économique et stratégique et du renseignement au sein d'un département d'environ 400 personnes.
Cette cellule est en appui essentiellement aux employés du département, mais aussi de tout l’organisme.
 
Présentation du système de veille général au niveau de l’organisme :
 
Description du système de veille /IE
 
– origine, création
 
– objectifs
L'objectif de l'organisme est de faire de la prospective. L’IE est donc une donnée fondamentale de son activité.
– effectifs
L'organisme compte plus de 30 cellules d'IE. L'effectif des cellules varie de une à près de 10 personnes.
– organigramme de la veille
Il existe un organigramme formel de l'IE dans l’organisme.
Soutien de la direction
 
– implication de la direction
Il existe un responsable de toutes les cellules d'IE, au niveau de la direction.
– détection des besoins de veille au niveau de la direction
Oui.
– implication du personnel
 
– formations, sensibilisation du personnel
Il n’y a pas de diffusion de documents sur l’IE.
 
Par contre, il y a une sensibilisation du personnel :
D’une part, les cellules d’IE font une formation à la demande, de manière informelle.
D’autre part, chaque employé a la possibilité d'assister à deux jours de formation par an sur le thème de l'IE. Mais cela vient en décompte de son quota de jours de formation annuel. Généralement le personnel préfère utiliser ses jours de formation pour des thèmes techniques dans son domaine de compétences, plutôt que pour la veille.
Structure
 
– nombre et répartition des entités de veille
– domaines de veille
Il y a une cellule (de 6 personnes) pour un département de 400 employés. Il y a plus de 30 cellules (effectif variable) dans tout l’organisme.
 
La veille réalisée est plutôt technique.
– coordination
Il y a une coordination entre tous les services de veille de l'organisme.
– mécanisme de circulation des informations
Une base va être mise en service pour permettre l'échange entre toutes les cellules de veille.
 
Présentation du département dont dépend mon interlocuteur.
 
Présentation
La cellule de veille comprend 6 personnes :
– 2 personnes en charge de l'IE (plus une secrétaire).
– L’équivalent de 1,5 personnes en charge de la documentation : gestion du fond documentaire, achats, diffusion.
– L’équivalent de 1,5 personnes en charge du renseignement.
 
Au départ, la cellule était composée de 12 personnes, dont 6 issues de la documentation. Ce sont surtout les documentalistes qui sont partis.
– D’une part, l’informatisation des procédures de gestion des informations a réduit les postes nécessaires en documentation.
– D’autre part, la cellule est rattachée à un département technique. Cela pose un problème, dans le sens où le nombre de postes total étant fixé par avance, à chaque changement (création de poste, mouvement?) il y a concurrence entre les postes de veilleur et de technicien.
 
Le veille thématique réalisée est essentiellement technologique. Mais des demandes ponctuelles englobent des aspects plus larges : produits, marchés, entreprises.
Soutien de la hiérarchie
La direction du département n’est pas impliquée, et entretient peu de contacts avec la cellule. En outre, la cellule n’est pas maître de ses achats (abonnement à des revues, bases de données?), ni de l’informatique.
La cellule est dans l’ensemble, relativement peu connue du personnel.
Détection des besoins
Des thèmes de veille sont :
– imposés par la hiérarchie,
– soulevés par le responsable, en fonction de ce qu'il pense être utile.
De plus, la cellule de veille reçoit de très nombreuses demandes ponctuelles des employés. Ces demandes sont autant du ressort de la documentation que de l'IE ou du renseignement.
Collecte
La cellule d'IE collecte des informations blanches, grises et noires.
 
Sources blanches :
– 50 journaux très spécialisés sont scrutés. A partir de cette source, la cellule de veille réalise une revue de presse.
– Les missions des experts à l'étranger sont suivies de très près. A chaque retour de mission, un compte rendu est demandé. La cellule ne peut pas imposer que le CR soit réalisé, mais dans la pratique se sont toujours les mêmes experts qui partent en mission et ils sont rompus à l'exercice.
Le compte rendu mentionne toutes les personnes rencontrées en mission. Cela permet à la cellule de faire un suivi de carrière pour certaines personnes. Cela permet aussi d’orienter les missionnés dans leurs futurs contacts à prendre.
– Pour certaines cellules : AFP, Reuters?
 
Internet :
La cellule a longtemps été le seul dépositaire de postes internet dans le département. Ce qui lui a valu une certaine notoriété.
Par contre, le service informatique, par les contrôles qu'il opère, nuit à la rapidité du média. Le se
rvice informatique vérifie chaque disquette, contrôle les pièces jointes de chaque e-mail en entrée et en sortie.
 
Sources noires.
La cellule peut faire appel à un service spécialisé de renseignement.
Traitement
Les traitements se font à la demande du « client » :
– ce peut être l'envoi régulier de photocopie d'articles de presse, dans le cas d'une demande concernant un thème de veille à traiter sur le long terme,
– ce peut être l'envoi d'une synthèse.
Diffusion
Les différents modes de communication sont les suivants :
A/ L'intranet de la veille, sur lequel on trouve toutes les informations sur la cellule :
– les revues de presse (à partir d’internet et des revues papier),
– la liste des revues à dispositions au centre de documentation,
– la présentation de l'équipe d'IE,
– les thèmes de veille traités,
– tous les documents émis,
– les derniers achats.
Mon interlocuteur me signale qu’au vu du nombre important d'intranets déjà existants, ce média n'est pas la panacée pour se faire connaître. En outre, il n’est pas possible de savoir le taux de fréquentation du site. Aucun outil de suivi de la fréquentation n’est disponible.
 
B/ Une revue de presse « internet » est constituée à partir d'informations trouvées sur internet. Ce document fait une vingtaine de pages et est distribué à 50 personnes (sur les 400 du département). Il n'y a pas d'indicateurs de satisfaction, mis à part quelques retours informels.
 
Pour chaque réponse à une demande d'information, il y une fiche d'appréciation à remplir. Le taux de retour avoisine les 100%, car la cellule insiste pour mettre à jour cet indicateur.
Mémorisation / capitalisation
Tous les documents émis par les cellules d’IE de l’organisme sont conservés dans une base de donnée dédiée.
 
Réflexion sur la corrélation entre « besoins de veille » et « système de veille »
 
Indicateurs d’évaluation de la veille au niveau de l’entreprise
La notoriété du service auprès de ceux qui le connaissent est plutôt bonne. Le service répond toujours aux demandes des « clients » (sauf dans des cas très particuliers, où l'information n'est pas accessible).
Un des problèmes est la multiplication des services de veille au sein de l'organisme. Certains services se « concurrencent » d'une certaine manière. Tous n’ont pas le même budget.
Points forts et points faibles de l’organisation
Points forts :
– Ne refuse jamais une demande.
– Respecte les délais impartis.
 
Points faibles :
– Ne parvient pas à asseoir son image. La cellule reste méconnue des employés. Et plus grave, ignorée de la direction du département.
– Ne parvient pas à toujours répondre aux demandes, pour cause de sous effectif, ou de manque de moyens.
Corrélation entre besoins et système de veille
Oui, dans la mesure des moyens alloués.
Mon interlocuteur me précise qu’il n’y a pas d’uniformité au niveau des moyens alloués aux cellules dans l’ensemble de l’organisme. Chacune réalise son travail en fonction de ses moyens.

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