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Intelligence Economique

Sous-traiter l’information documentation ?

By 4 octobre 2007No Comments

Un article de la Tribune* fait un portrait de l'entreprise Ducati, qui a choisi de sous-traiter la gestion de sa documentation. C'est l'occasion de faire un point sur cette démarche, et de s'interroger sur ses effets bénéfiques et ses inconvénients.

L'entreprise Italienne, avec 1 000 salariés dont 417 à la production, reste modeste vis à vis de ses concurrents japonais. Elle a subi une vive concurrence, a été rachetée par le fond américain TPG, puis est redevenue italienne. Suite à ces turbulences, l'entreprise a instauré une politique de sous-traitance à 90 %. Tout ce qui n’est pas dans le c?ur d’activité est sous-traité, dont la production documentaire.

On peut lire : « Après la logistique, l’entreprise refond progressivement toutes ses procédures à base de documents numériques: « Depuis l’été 2005, nous sous-traitons la communication vers les clients et la production documentaire auprès de Xerox Global Services (XSG), retenu par contrat pour cinq ans. À ce jour, nous avons déjà réalisé de 10 à 23 % d’économies sur nos dépenses globales, selon les activités », évalue Gianfranco Giorgini, le directeur des opérations de Ducati Motor Holding. »

Quels effets bénéfiques ?
Une optimisation de la production documentaire : Je cite « Pour assurer d’autres bonnes pratiques d’édition, le sous-traitant analyse les flux d’informations puis les volumes d’impression par périphérique. La mise à jour des 30.000 manuels d’utilisation (en neuf langues) n’est plus un casse-tête: le moindre changement de pièce se trouve consigné dans un référentiel partagé. »

Un meilleur échange avec les soustaitants :  « Tout ce qui n’est pas notre c?ur d’activité est sous-traité. Nous dépendons plus étroitement de la qualité des sous-traitants, mais nous accompagnons tous nos fournisseurs dans une recherche constante d’efficacité. Nous devons intégrer ensemble nos flux d’informations et de matériels », souligne Gianfranco Giorgini ».

Un décloisonnement des différents services de l'entreprise : « Du coup, XGS décloisonne les services internes de Ducati: la recherche et développement, le marketing et le service après-vente voient leurs mises à jour de documents enfin coordonnées par le biais d’une extraction, le plus en amont possible, des informations techniques. »

Des économies sensibles : « Tour à tour, les imprimantes, fax, copieurs et scanners sont inventoriés et supervisés. Selon les départements, jusqu’à six imprimantes sont parfois remplacées par un seul équipement multifonction connecté au réseau. Le périphérique tout-en-un transmet plus vite, via le courrier électronique, une fiche technique qui vient d’être numérisée. Partagé par vingt employés, il assure la dématérialisation des documents à moindre coût. »

Une gestion modernisée des mails : « Pour fournir des réponses encore plus rapides aux clients, Ducati et XGS s’apprêtent maintenant à moderniser le courrier entrant via un aiguillage automatique. »

Cet exemple est tout à fait intéressant, et montre les avantages d'une optimisation de la gestion des informations. Si cette optimisation doit passer par un prestataire extérieur, pourquoi pas.

Deux remarques :
– Premièrement, toutes les entreprises ne sont pas prêtes à une sous-traitance aussi poussée. Les « turbulences » qu'à subi l'entreprise italienne ont du faciliter ce changement. Dans le même registre, de nombreuses entreprises mettent en place une dynamique d'IE après un problème, un échec, une attaque de concurrents, ? ou tout autre événement catalyseur.
– Deuxièmement, il est dommage que les effets négatifs n'aient pas été abordés dans cet article. On peut penser pêle-mêle au danger que représente l'externalisation complète des outils de communication (XGS va certainement chercher proposer ces mêmes services à d'autres constructeurs), au danger de n'utiliser qu'un appareil pour de multiples tâches (que faire en cas de panne), à la dépendance que cela entraîne.

Jérôme Bondu

* Source
La Tribune du 26 septembre 2007, page 14

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