Un article de la Tribune* fait un portrait de l'entreprise Ducati, qui a choisi de sous-traiter la gestion de sa documentation. C'est l'occasion de faire un point sur cette démarche, et de s'interroger sur ses effets bénéfiques et ses inconvénients.

L'entreprise Italienne, avec 1 000 salariés dont 417 à la production, reste modeste vis à vis de ses concurrents japonais. Elle a subi une vive concurrence, a été rachetée par le fond américain TPG, puis est redevenue italienne. Suite à ces turbulences, l'entreprise a instauré une politique de sous-traitance à 90 %. Tout ce qui n'est pas dans le c?ur d'activité est sous-traité, dont la production documentaire.

On peut lire : « Après la logistique, l'entreprise refond progressivement toutes ses procédures à base de documents numériques: « Depuis l'été 2005, nous sous-traitons la communication vers les clients et la production documentaire auprès de Xerox Global Services (XSG), retenu par contrat pour cinq ans. À ce jour, nous avons déjà réalisé de 10 à 23 % d'économies sur nos dépenses globales, selon les activités », évalue Gianfranco Giorgini, le directeur des opérations de Ducati Motor Holding. »

Quels effets bénéfiques ?
- Une optimisation de la production documentaire : Je cite « Pour assurer d'autres bonnes pratiques d'édition, le sous-traitant analyse les flux d'informations puis les volumes d'impression par périphérique. La mise à jour des 30.000 manuels d'utilisation (en neuf langues) n'est plus un casse-tête: le moindre changement de pièce se trouve consigné dans un référentiel partagé. »

- Un meilleur échange avec les soustaitants :  « Tout ce qui n'est pas notre c?ur d'activité est sous-traité. Nous dépendons plus étroitement de la qualité des sous-traitants, mais nous accompagnons tous nos fournisseurs dans une recherche constante d'efficacité. Nous devons intégrer ensemble nos flux d'informations et de matériels », souligne Gianfranco Giorgini ».

- Un décloisonnement des différents services de l'entreprise : « Du coup, XGS décloisonne les services internes de Ducati: la recherche et développement, le marketing et le service après-vente voient leurs mises à jour de documents enfin coordonnées par le biais d'une extraction, le plus en amont possible, des informations techniques. »

- Des économies sensibles : « Tour à tour, les imprimantes, fax, copieurs et scanners sont inventoriés et supervisés. Selon les départements, jusqu'à six imprimantes sont parfois remplacées par un seul équipement multifonction connecté au réseau. Le périphérique tout-en-un transmet plus vite, via le courrier électronique, une fiche technique qui vient d'être numérisée. Partagé par vingt employés, il assure la dématérialisation des documents à moindre coût. »

- Une gestion modernisée des mails : « Pour fournir des réponses encore plus rapides aux clients, Ducati et XGS s'apprêtent maintenant à moderniser le courrier entrant via un aiguillage automatique. »


Cet exemple est tout à fait intéressant, et montre les avantages d'une optimisation de la gestion des informations. Si cette optimisation doit passer par un prestataire extérieur, pourquoi pas.

Deux remarques :
- Premièrement, toutes les entreprises ne sont pas prêtes à une sous-traitance aussi poussée. Les « turbulences » qu'à subi l'entreprise italienne ont du faciliter ce changement. Dans le même registre, de nombreuses entreprises mettent en place une dynamique d'IE après un problème, un échec, une attaque de concurrents, ? ou tout autre événement catalyseur.
- Deuxièmement, il est dommage que les effets négatifs n'aient pas été abordés dans cet article. On peut penser pêle-mêle au danger que représente l'externalisation complète des outils de communication (XGS va certainement chercher proposer ces mêmes services à d'autres constructeurs), au danger de n'utiliser qu'un appareil pour de multiples tâches (que faire en cas de panne), à la dépendance que cela entraîne.

Jérôme Bondu

* Source
La Tribune du 26 septembre 2007, page 14