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Cet article a été écrit suite à la conférence d'Alain Garnier devant les membres de l'Atelier II du CIEM.
 
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L'atelier II du CIEM étudie depuis plus d'un an l'adaptation des pratiques d'IE aux PME. Le 22 février 2005, Alain Garnier est venu nous présenter sa vision sur ce thème, empreinte à la fois de bon sens et de réalisme.
 
Dès son introduction, Alain Garnier place le débat en hauteur : « L'IE, c'est d'abord la conscience d'une ignorance » nous dit-il. C'est par la prise de conscience que l'entreprise peut et doit améliorer sa gestion des informations, que l'IE pourra trouver sa place. Etre informé est l'hygiène de tout collaborateur.
 
« L'IE doit être gérée comme le business » continue t-il. En effet, gérer les informations ne va pas de soi. S'il n'y a pas un suivi presque comptable de cette « activité », il n'y aura pas non plus d'indicateurs, et au final pas de visibilité sur ses apports.
 
C'est l'IE qui s'adapte à l'entreprise ? et non l'inverse. Ce qui pourrait apparaître comme une lapalissade n'en est pas une. La vente de recette toutes faites, est dans l'IE comme dans d'autres domaines monnaie courante. Or, c'est par un diagnostic précis des forces et des faiblesses de l'entreprise que l'on pourra proposer un diagnostic sur lequel construire une dynamique d'IE.
 
Une PME qui voudrait mettre en place une dynamique d'IE pourrait le faire à « budget 0 », ou à budget très réduit. Comment ? Notre intervenant présente différentes phases.
 
Première phase : 
- Faire l'acquisition d'outils informatiques gratuits est une première étape. Paramétrer « Google Alert » est le premier pas qui mène vers la veille. Copernic Search est un outil plus perfectionné qui donnera plus de satisfaction à ceux qui sont plus exigeants.
- Mettre en place un espace informatique accessible aux salariés de l'entreprise où tout collaborateur peut déposer un document (notre d'étonnement, renseignement commercial, ?). Pour éviter la multiplication des formats et les difficultés de lecture, notre intervenant nous conseille la mise en forme PDF).
 
Le pendant des outils est l'investissement en temps de travail. Imaginons deux niveaux concernés dans l'entreprise :
- Les personnes impliquées (cadres de direction) qui pourront se réunir 2 heures par mois. Cela totalisera pour une équipe de 10 personnes 240 heures soit environ 32 jours par an.
- L'ensemble du personnel qui pourra être invité à remonter des informations pertinentes. Y consacrer 15 minutes par semaine totalisera pour une entreprise de 100 personnes environ 160 jours par an.
 
Si cette première phase est réussie, l'entreprise pourra être intéressée à continuer dans la voie de l'IE.
- Cela peut passer par la nomination d'un référent. Généralement un manager confirmé de l'entreprise. Il n'aura plus ses preuves à faire, sera dégagé des impératifs de production. Il pourra dégager un peu de temps (1 journée par semaine) pour cette activité transverse.
- L'acquisition pour cette personne d'un outil monoposte pourra coûter de 200 euros à 10 000 euros. Il pourra ainsi recevoir des informations pertinentes et alimenter ses collaborateurs. L'outil de BEA
Conseil KB Crawl surveillera par exemple des sites concurrents et alertera de changements sur ces sites (nouveaux produits, changement de prix, ?).
 
Imaginons maintenant que cette seconde phase soit aussi franchie avec succès. Le référent aura pu détecter dans l'entreprise des collaborateurs particulièrement réceptifs et actifs à la dynamique d'IE.
- Ceux-là pourront être des veilleurs informels (il ne s'agit pas de bouleverser les statuts). Ils pourront se réunir entre eux (en parallèle des réunions de l'équipe de direction) et traiter des sujets spécifiques. Ils seront des jalons dans la diffusion d'information (de haut en bas et de bas en haut).
- Ils pourront même être équipés du même outil que le référent. Des licences multipostes seront donc acquises. Pour un total de 20 à 50 000 euros. Les outils de
Datops ou de Digimind (qui traite toute la chaîne d'information), de I-scope (qui analyse de gros volumes d'information) ou d'Arisem pourront jouer ce rôle. Mais attention, prévient-il avec une image que tout le monde saisira, « un outil informatique c'est comme une voiture, ça ne sert à rien de l'acheter si on ne met pas d'essence dedans ». Et en l'occurrence, l'essence est le temps passer à utiliser ces outils !
- Le référent pourra passer à mi-temps pour accompagner ces changements.
 
 
Alain Garnier a prouvé que l'IE n'est pas un outil complexe à manier, chronophage et coûteux. Des éléments d'organisation peuvent être mis en ?uvre très facilement et des outils gratuits utilisés. Une progression par pallier est la meilleure manière d'introduire le concept. Et notre intervenant conclu sur l'importance de l'IE avec une dernière expression forte « L'IE s'est simplement s'adapter au monde d'aujourd'hui ».
 
Jérôme Bondu
Eric Sclarsic
Co-animateurs de l'Atelier II du CIEM
 
 
Alain Garnier est fondateur et ancien directeur général d'Arisem
Il est aujourd'hui consultant indépendant.